Содержание
Технології впливають на те, як ми взаємодіємо майже в кожному аспекті нашого повсякденного існування. Через соціальні медіа ми залишаємось на зв’язку з давно втраченими друзями; за допомогою відеочату ми спілкуємося з членами родини по всій країні; а за допомогою різних програм ми можемо замовляти каву та їжу, не кажучи жодного слова іншій людині.
Хоча ці досягнення зручні вдома, вони незамінні на робочому місці. Сучасне бізнес-середовище пережило повний перегляд методів спілкування завдяки технологічному прогресу. Давайте обговоримо технології бізнес-комунікації та їхній вплив на корпоративний світ.
Вплив технологій на комунікацію
1. Співпраця стала легшою
Пройшли часи гри в телефонні мітки або нескінченного очікування відповідей за допомогою традиційних методів зв’язку, таких як пошта, телефон і факс. Сучасні технології тепер дозволяють спілкуватися в режимі реального часу, незалежно від того, використовуєте ви програму обміну миттєвими повідомленнями чи відеоконференцію на своєму ноутбуці.
Сьогодні існує незліченна кількість інструментів, призначених для підвищення ефективності внутрішньої та зовнішньої комунікації. Візьмемо, наприклад, Slack. Внутрішньо канали Slack забезпечують централізований центр для команд, які можуть проводити мозковий штурм і безперешкодно співпрацювати. Ззовні Slack Connect забезпечує безпечні та зручні розмови з партнерами, постачальниками чи клієнтами без шкоди для безпеки.
2. Розширена мобільність
Запис розмов за допомогою програми дозволяє вам вільно пересуватися, а не бути прив’язаним до місця з обладнанням. Слова традиційно не викликають великої довіри. Скільки разів ми чули, як клієнти обіцяли повернутися за продуктом через мить?
Але тепер бізнес може записувати телефонний дзвінок. Використовуючи Call Recorder для iPhone, компанії можуть записувати важливі розмови та відтворювати їх за потреби. Ми говоримо про простий додаток для запису телефонних розмов, який захищає від юридичних наслідків, дозволяє краще організувати робочі процеси та надає багато інформації про взаємодію з клієнтами.
Сучасна технологія запису розмов дозволяє отримувати інформацію про продуктивність роботи менеджерів, їх продуктивність, сприяє підвищенню їх професійних навичок і т. д. Надто багато причин не дозволяють ігнорувати запис розмов.
3. Продуктивність
Сучасне робоче місце має бути оснащене технологіями автоматизації завдань. Стандартні процеси, які вимагають повторюваних дій, зазвичай можна автоматизувати. Завдяки розширеним інструментам співробітники також можуть надсилати миттєві повідомлення, безперешкодно переміщувати роботу між програмами, швидко отримувати доступ до документів і навіть керувати електронною поштою.
Хоча це може здатися незначним, насправді це може заощадити вам і вашій команді значну кількість дорогоцінного часу. Згідно з дослідженням IDC під назвою «Як Slack додає цінність кожному відділу вашої організації», використання інструментів обміну миттєвими повідомленнями, таких як Slack, може зменшити кількість електронних листів на 32% і тривалість зустрічей на 23%. Уявіть собі можливості з усім цим додатковим часом!
4. Швидкість
Автоматизація адміністративних і рутинних оперативних завдань дозволяє співробітникам приділяти більше часу виконанню обов’язків вищого рівня та насолоджуватися більш тривалими періодами цілеспрямованої роботи. З меншою кількістю відволікаючих факторів завдання виконуються швидше та швидше доставляються клієнтам. Ця підвищена ефективність може забезпечити значну конкурентну перевагу, підвищити задоволеність клієнтів і збільшити дохід для вашого бізнесу.
5. Віддалена робота
Глобальна пандемія перевела велику частину робочої сили на модель віддаленої роботи. Коли всі співробітники не в одному офісі, це може створити труднощі у спілкуванні, якщо у вас немає потрібних інструментів.
Платформи обміну миттєвими повідомленнями є необхідною ланкою в спілкуванні між відділами та в коворкінгах. Будь-яка команда, яка працює на спільний результат, використовує цю технологію. Звіт показав, що 91% віддалених працівників відчули полегшення після впровадження програми обміну миттєвими повідомленнями.
6. Організація
Сучасні комунікаційні платформи були розроблені для покращення організації, оптимізації робочих процесів і підвищення ефективності. Інструменти керування проектами допомагають забезпечити виконання проектів за графіком, автоматично сповіщаючи команди, коли завдання відхиляються від плану.
Найвідоміші технології зв’язку
Факсиміле (факс)
Хоча надсилання факсів є швидким і зручним, воно потребує паперу та чорнильних картриджів, що призводить до вищих витрат. Його популярність падає через дешевші та ефективніші альтернативи.
Обмін повідомленнями
Обмін голосовими та текстовими повідомленнями необхідний для менеджерів і співробітників у дорозі, таких як агенти з нерухомості та торгові представники. Однак різниця в часових поясах і надмірна залежність від технологій можуть ускладнити спілкування. Незважаючи на ці недоліки, обмін повідомленнями дозволяє легко записувати та використовувати в майбутньому.
Мобільні пристрої
Смартфони та планшети стають все більш популярними в бізнесі. Хоча міжнародні дзвінки можуть бути дорогими, а налаштування – високими, ці пристрої пропонують гнучкість і зручність. Проте передача даних не завжди безпечна.
Відеоконференції
Технологічні досягнення, такі як Wi-Fi і цифрові камери, зробили відеоконференції доступнішими. Цей метод скорочує час і витрати на подорожі, дозволяючи віртуальні зустрічі. Незважаючи на його ефективність, ризик збоїв системи зберігається.
Інтранет
Внутрішня мережа компанії забезпечує безпечну централізовану платформу для підключення співробітників, співпраці та доступу до важливої інформації, оптимізуючи процеси внутрішнього спілкування.
Заключні думки
Без чіткого бачення та досяжних цілей навіть найпередовіші технології не зможуть повністю розкрити свій потенціал. Але навіть у цьому випадку вони будуть корисні. При правильному плануванні такі технології можуть підвищити залученість співробітників, узгодження та продуктивність.