Зміст
Сьогодні ми розповімо про Як вибрати найкращу систему управління документами рішення для ваших потреб? Процес включає створення та обмін, упорядкування та зберігання документів. Існують різноманітні цифрові рішення, відомі як системи керування документами, які допомагають підприємствам автоматизувати процес, усуваючи потребу в папері та спрощуючи завдання.
Важливо подумати про свої вимоги, перш ніж вибрати систему управління документами, яка буде ідеально відповідати вашим потребам.
Читайте зараз: AZ-900: повний посібник
ЩО ТАКЕ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ?
Система керування документами (DMS) використовує комп’ютерну систему та програмне забезпечення, щоб допомогти вам організувати зберігання, надати спільний доступ до електронних документів, а також цифрових зображень інформації на папері, отриманих за допомогою рішення OCR. Крім того, DMS забезпечує захоплення документів і вмісту, робочий процес і сховище документів.
НАВІЩО НАЛАШТУВАТИ DMS?
Програмне забезпечення для керування документами дозволяє контролювати життєві цикли документів, отримувати доступ до документів та імпортувати інші документи, а також співпрацювати. Це також дозволяє:
● Зниження витрат (економія матеріалів, таких як чорнило, папір тощо)
● Підвищення продуктивності
● Зменшено простір для зберігання
● Оперативність процесу обробки документів
● Внутрішній обмін інформацією та сприяння розповсюдженню
НА ЩО ШУКАТИ В РІШЕННІ DMS?
Вибір технологічного рішення для програмного забезпечення бази даних співробітників – це інвестиція у вартість часу, ресурсів і грошей, а вплив, який воно справляє на вашу компанію, може призвести до значних наслідків як у короткостроковій, так і в довгостроковій перспективі. . Отже, ми створили, базуючись на десятиліттях знань, список п’яти основних характеристик, які слід враховувати при виборі системи керування документами:
● Підключення та розгортання
При використанні локального рішення виконання додатків або програм може здійснюватися через термінал або сервер. Тому це негайне розгортання на місці.
Хмарні рішення дозволяють користувачам використовувати те саме програмне забезпечення, доступне через Інтернет. Вони також дозволяють виконувати ті самі операції, але на віддалених серверах.
● Безпека
Безпека є життєво важливим елементом захисту того, що важливо для вашого бізнесу.
● Підписи та робочі процеси
Електронні підписи та робочий процес можуть скоротити час обробки затвердження документів. Робочий процес може допомогти вашій команді прискорити затвердження та підписання документів. Документи можуть мати статус перевірки або підпису.
Робочі процеси є динамічними, які ініціюються певною подією або кількома, шляхом вибору кількох документів одночасно. Користувачі також можуть вибрати паралельні або послідовні робочі процеси, статус яких змінюється.
● Інтелектуальний збір даних
OCR (оптичне розпізнавання символів) — це життєво важлива технологія, яка використовується в системі управління документами (DMS), яка передбачає сканування документів для перетворення інформації всього за кілька хвилин.
Сучасне оптичне розпізнавання документів скоротить час обробки документів більш ніж на 20%. Завдяки видаленню трудомістких ручних процесів співробітники та колеги можуть зосередитися на своїх основних можливостях і звільнитися від повторюваного завдання догляду за документами.
● Сповіщення та відстеження
Сповіщення – це типи попереджень, які можна надіслати будь-якому користувачеві. Наприклад, можна отримати сповіщення про підтвердження автентичності документа або його відхилення. Або сповіщення після кожної зміни документа, коментаря чи публікації тощо.
На основі цієї інформації ми підсумовуємо 5 важливих функцій, на які вам слід звернути увагу в рішенні DMS. У HRMatrix ми пропонуємо комплексне рішення. Дізнайтеся більше та перенесіть безкоштовну персоналізовану демонстрацію.
Ось і все про те, як вибрати найкращу систему керування документами.
