Оглавление
Сегодня мы рассмотрим о Как выбрать лучшую систему управления документами решение для ваших нужд? Процесс включает создание и распространение, организацию и хранение документов. Существуют различные цифровые решения, известные как системы управления документами, которые помогают компаниям автоматизировать процесс, устраняя необходимость в бумаге и упрощая задачи.
Важно обдумать свои требования, прежде чем выбрать систему управления документами, которая будет идеально соответствовать вашим нуждам.
Читайте сейчас: AZ-900: Полное руководство
ЧТО ТАКОЕ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ?
Система управления документами (DMS) использует компьютерную систему и программное обеспечение, чтобы помочь вам организовать хранение, поделиться электронным документом, а также цифровыми изображениями информации на основе бумаги, которые захватываются с помощью решения OCR. Кроме того, DMS обеспечивает захват документов и контента, рабочий процесс и хранилище документов.
ЗАЧЕМ НАСТРОЙКА DMS?
Программное обеспечение для управления документами позволяет контролировать жизненные циклы документов, доступ к документам и импорт других документов, а также совместную работу. Оно также позволяет вам:
● Снижение затрат (экономия материалов, таких как чернила, бумага и т. д.)
● Повышение производительности
● Уменьшено место для хранения
● Оперативность процесса обработки документов
● Внутренний обмен информацией и содействие ее распространению
НА ЧТО СЛЕДУЕТ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ВЫБОРЕ РЕШЕНИЯ DMS?
Выбор технологического решения для программного обеспечения базы данных сотрудников — это инвестиция в стоимость с точки зрения времени, ресурсов и денег, а его влияние на вашу компанию может привести к значительным последствиям как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Поэтому мы создали, основываясь на десятилетиях знаний, список из пяти основных характеристик, которые следует учитывать при выборе системы управления документами:
● Связь и развертывание
При использовании локального решения выполнение приложений или программ может осуществляться через терминал или сервер. Таким образом, это немедленное развертывание на месте.
Облачные решения позволяют пользователям использовать то же программное обеспечение, доступное через Интернет. Они также позволяют выполнять те же операции, но на удаленных серверах.
● Безопасность
Безопасность — важнейший элемент защиты того, что важно для вашего бизнеса.
● Подписи и рабочие процессы
Электронные подписи и рабочий процесс могут сократить время обработки утверждения документов. Рабочий процесс может помочь вашей команде ускорить утверждение и подписание документов. Документы могут иметь статус проверенных или подписанных.
Рабочие процессы являются динамическими, которые инициируются определенным событием, или множественными, выбирая несколько документов одновременно. Пользователи также могут выбирать параллельные или последовательные рабочие процессы, которые имеют изменения в статусе.
● Интеллектуальный сбор данных
OCR (оптическое распознавание символов) — важнейшая технология, используемая в системе управления документами (СУД), которая позволяет сканировать документы и преобразовывать информацию всего за несколько минут.
Современное OCR для ваших документов сократит время обработки ваших документов более чем на 20%. Благодаря устранению трудоемких ручных процессов сотрудники и коллеги смогут сосредоточиться на своих основных возможностях и освободиться от повторяющейся задачи по работе с документами.
● Уведомления и отслеживание
Уведомления — это типы оповещений, которые могут быть отправлены любому пользователю. Например, можно получать уведомления для подтверждения подлинности документа или его отклонения. Или оповещения после каждого изменения документа, комментария или публикации и т. д.
С этой информацией мы заключаем 5 основных функций, которые вам следует искать в решении DMS. В HRMatrix мы предлагаем комплексное решение. Узнайте больше и перенесите бесплатную индивидуальную демонстрацию.
Вот и все, что нужно знать о том, как выбрать лучшую систему управления документами.
(тегиToTranslate)Решение для системы управления документами